Die Besonderheit der DSGVO liegt insbesondere darin, dass die Verantwortung zur Umsetzung und Einhaltung der Regeln der DSGVO imGanzen auf die betroffenen Betriebe ausgelagert werden – diese müssen aus eigenem sämtliche Datenschutz-Maßnahmen bezüglich der Daten von natürlichen Personen treffen. Besonders strenge Vorschriften sieht die DSGVO für besondere Kategorien personenbezogener Daten „sensible Daten“, deren Masse in die Privatsphäre reichende Daten vor.

Um die notwendigen Maßnahmen treffen zu können, ist in einem ersten Schritt die Erhebung über den Status der derzeitigen Datenverarbeitungen erforderlich. Zu erheben ist im Wesentlichen wie folgt:

• Welche Daten werden verarbeitet?
• Wie werden diese Daten gesammelt?
• Wie und wie lange werden diese Daten aufbewahrt?
• Wohin und an wen werden diese Daten weitergegeben?
• Aufgrund welcher Rechtsgrundlage erfolgen all diese Verarbeitungsschritte (ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung/Auftrag; Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung; Einwilligung der Betroffenen …)?

In der Hotellerie fallen in besonderem Maße personenbezogene Daten an, insbesondere von Gästen, Mitarbeiter und Geschäftspartnern. Nachstehende Checkliste soll ihnen für die Erhebung Ihres DSGVO - Status Quo einen ersten Anhaltspunkt geben: 

Datenquelle Gästedaten:

• ­Welche Daten werden zu welchem Zeitpunkt erfasst? Bei der Buchung, beim Check-in, Online-Formulare, Hinterlegen der Cookies (Cookie-Erklärungen), Datenschutzerklärungen, Treuepunkte/Datenaustausch (weltweiter Datenaustausch? Zustimmungen dazu?).
• ­Sensible Gesundheitsdaten: Diabetes, Allergien, besondere Vorlieben, Raucher…
• ­Wo werden die Daten gespeichert und wie lange?
• ­Zweck der Datensammlung muss definiert werden
• ­Daten von Minderjährigen (werden welche erhoben, gibt es Zustimmungserklärungen und von wem)?
• ­Bonitätsprüfung; Bankverbindungen; Kreditkartendaten
• ­Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Zusatzleistungen (z. B. Limousinen-Service, Wellness, Concierge-Service)
• ­Rechnungsdaten der Kunden
• ­Zimmerkarten mit Zahlungsfunktion
• ­Erstellen und verfeinern sie Profile ihrer Gaste („Profiling“)

Datenquelle Mitarbeiterdaten

• ­Daten aus dem Personalakt: Gesundheitsdaten, Bewerbungsunterlagen (diese dürfen nur bestimmte Zeit aufbewahrt werden)
• ­Persönliche Daten, Familie (Herkunft, Religion), Kinder, Finanzdaten (Konto, Versicherung)

Daten von und an Lieferanten/Dienstleister

• ­z. B. Putzkräfte: welche Daten werden gesammelt und wie erfasst/eventuell Weitergegeben?
• ­Lagern sie gewisse Tätigkeiten an Drittunternehmen aus, an die sie dafür Mitarbeiter- oder Gästedaten übermitteln
• (z. B.: externe Lohnbuchhaltung)?